آیا از انبوه کارهای تلنبارشده روی‌هم و انجام ندادنشان کلافه شده‌اید؟ اگر این‌طور است، حتما به روش برنامه ریزی به روش gtd برای مدیریت زمان نیاز دارید.
برای همه‌ی ما بارها پیش آمده کار مهمی به‌ذهنمان رسیده و به خودمان وعده داده‌ایم که به‌محض رسیدن به خانه یا محل کار، آن را انجام می‌دهیم؛ اما وقتی به آن مکان می‌رسیم، انبوه کارها و اخبار دیگری که به‌ما می‌رسد، باعث می‌شود آن کار مهم را فراموش کنیم. بعد از مدتی، به‌یاد می‌آوریم قرار بود کار مهمی انجام دهیم و ناباورانه با خود می‌اندیشیم چرا کاری که این‌قدر برایمان اهمیت دارد، به‌راحتی فراموش میکنیم؟
این اتفاق یک دلیل مشخص دارد و آن این است که مغز وظیفه‌ی ایجاد ایده‌ها برای انجام کارها را دارد و نه نگه‌داشتن آنها در ذهن. آنچه می‌تواند به ما در این مسیر کمک کند، روش معروف دیوید آلن با عنوان به‌انجام رساندن کارها (G.T.D) است برنامه ریزی به روش gtd (مخفف عبارت Getting Things Done) روشی جهانی برای داشتن بهره‌وری فراوان و بدون استرس است.
ابتدا ببنینم دیود الن کیست سپس مختصری در مورد روش gtd صحبت کنیم
شاید شما هم مثل من این طور فکر می کردید که بازگو کردن اهداف و آرزوهایمان با دیگران باعث افزایش روحیه و انرژی ما شده و شانس رسیدن به آن هدف و آرزو را بیشتر می کند. و با توجه به این باور و طرز تفکر به صورت مستمر در مورد اهدافتان با دیگران گفتگو کرده و آنها را در کم و کیف آن هدف قرار داده اید.
برای خواندن مقاله کامل کلیک کنید
باید به شما و خود این طور بگویم که ما اشتباه فکر می کردیم، طبق تحقیقات جدیدی که انجام شده است آزمایشات نشان می دهد افرادی که در مورد آرزو و اهدافشان به صورت مستمر با دیگران صحبت می کنند و آن را با آنها در میان می گذارند درصد رسیدن به اهدافشان بسیار پایین تر از بقیه افراد می باشد.
آیا شما به خاطر بی‌نظمی، زمان زیادی را در طول روز هدر می‌دهید؟ شاید ۵ دقیقه به دنبال یک پرونده‌ی گمشده بگردید، ۵ دقیقه‌ی دیگر به دنبال ایمیلی که حاوی جزئیات یک جلسه‌ی مهم است و شاید ۱۰ دقیقه هم به دنبال فهرست انجام کارهای امروز بگردید که لای یک خروار کاغذ روی میزتان گم شده است. بدون اینکه متوجه باشید، یک ساعت در روز به دنبال چیزهایی می‌گردید که گم کرده‌اید و این فقط کار یک روز شماست! تصور کنید هر هفته، هر ماه و هر سال چقدر زمان‌تان را به هدر می‌دهید!
بسیاری از مردم با بی‌نظمی، دست‌وپنجه نرم می‌کنند. درحالی‌که بعضی از افراد فکر می‌کنند با وجود بی‌نظمی هم می‌توانند به کارشان برسند، اما این بی‌نظمی در آخر، هزینه‌ی بالایی را برای‌شان در پی خواهد داشت. بی‌نظمی می‌تواند ما را از ارتقای شغلی که همیشه به دنبال آن بودیم، دور کند. بی‌نظمی مانع خلاقیت ما می‌شود، استرس را به زندگی ما اضافه می‌کند و جلوی بهره وری و مؤثر بودن ما را می‌گیرد.
در این مقاله، به برخی از استراتژی‌های منظم شدن خواهیم پرداخت تا بتوانیم زندگی و کارمان را با وجود نظم، طوری ادامه بدهیم که از توانایی‌هایمان نهایت استفاده را ببریم.
حتما بخوانید : انضباط شخصی برایان تریسی با 9 گام کلیدی
چون اکثر آدمها هدف درستی رو انتخاب نمیکنن و یا اصلا هدفگذاری رو بلد نیستن . این کوتاه ترین و بهترین جوابیه که میشه به این سوال داد.یه قسمت دیگه این جواب برمیگرده به فاز اجرایی هدف گذاری. یعنی بلدیم هدف بزاریم اتفاقا هدف خوبی هم انتخاب کردیم اما راه رسیدن به اون رو خوب بلد نیستیم ؛ همین باعث میشه که به هدفمون نرسیم.
با معرفی یک شیوه هدف گذاری نوین و جالب شروع میکنیم . هدف گذاری هم مانند هرکار دیگه ای اصول و شیوه خودش رو داره و باید برای داشتن یک هدف درست آموزش های اونو ببینیم.
هدف گذاری اسمارت برای اینکه نپرسید چرا به هدفم نمیرسم
این شیوه هدف گذاری تقریبا شیوه شناخته شده ای هست .به فارسی بهش گفته میشه مدل هدف گذاری هوشمندانه.در این نوع هدفگذاری SMART هر کدوم از کلمات مخفف یک کلمه هستن که معنای خاص خودشون رو دارن .
بد نیست که بحث دربارۀ ویژگی مطلوب نظم در برنامه ریزی را با چند سوال آغاز کنیم.آیا شما تا به حال با شخص نامنظم و موفقی برخورد کرده اید؟ به نظر شما مردم جوامع قانون مند و نظم پذیر ، موفق ترند یا مردم کشورهایی که دچار هرج و مرج بی قانونی هستند ؟
در مورد خودتان چه؟ زمانی که کارهایتان را با نظم و ترتیب انجام می دهید، بازدهی مطلوب تری دارید یا هنگامی که بدون هیچ برنامۀ خاصی و به صورت کاملاً تصادفی به انجام کارهایتان می پردازید؟
با پاسخ دادن به این پرسش ها متوجه می شویم، همۀ ما کمابیش با نظم در برنامه ریزی که یکی از اصول موفقیت در زندگی، شغل، تحصیل و دیگر فعالیت ها مواجه شدیم..
این سوالی است که اکثر افراد بی نظم آن را می‌پرسند! افرادی که نمی‌خواهند به هیچ قیمتی عادت بی نظمی خود را ترک کرده و به منظم شدن روی بیاورند. در این مقاله به شما خواهیم گفت چرا باید نظم در برنامه ریزی داشته باشیم و همچنین تکنیک هایی را بیان خواهیم کرد که اگر آن ها را رعایت کنید، بدون شک می‌توانید نظم در برنامه ریزی را به وجود آورید! پس تا انتها با ما همراه باشید
می خواهید بدونید نظم چطوری در دنیای ما اتفاق میافته ما میدانیم نظم در دو محیط خارج و محیط داخل خودمان یعنی ذهنمان اتفاق میافته. اما واقعاً چطوری؟ البته این رو هم بگم خیلی از افراد میگن تیپ شخصیتی ما گونه ایه که نظم پذیر نیست و از این جور صحبت ها ….
البته از نظر من فقط یک توجیه !! چون این افراد ساختار کلی ذهن رو در نظر نمیگیرند. اما قراره الان با هم چهار گام ارزشمند نظم در برنامه ریزی را طی میکنیم و متوجه بشیم چطور نظم میتونه در دنیای ما به وجود بیاد.
اکثر سیاستمداران و معلمان در مقاطع تحصیلی مختلف، به ما گفته‌اند که ویژگی‌هایی از قبیل نظم و تصمیم گیری و استعداد، ذاتی هستند. در صورتی که اکثر این ویژگی اکتسابی ست. نظم پیدا کردن در کارها هم همینطور است. فقط باید شرایط لازم را در خودتان ایجاد کنید. منظورم از شرایط مناسب این است که با افراد منظم گفت و گو کنید و صحبت داشته باشید. خودتان را در بین کسانی قرار دهید که منظم هستند و به انضباط اهمیت می‌دهند. اگر خودتان را در محیط رشد قرار دهید، بهتر می‌توانید در زندگی خودتان عمل کنید. در ادامه گام های استقرار نظم در برنامه ریزی را بررسی می کنیم.
شناسایی ترمینال ها :
اصلا ترمینال چی هست؟ ما به ترمینال چی میگیم؟
ترمینال محل تجمع کارهای پردازش نشده
منظور از کارهای پردازش نشده چیه؟
کارهایی که هنوز نمی دانیم چه کاری، چه زمانی و کجا باید انجام دهیم . یک مثال بزنیم ما همیشه وقتی یه پیامی رو در گوشی مان می بینیم خیلی اوقات از اون مطالب عکس میگیریم که در گالری گوشی ذخیره میشه یا یک سری شماره تماس هایی که از آدم های مختلف دریافت می کنیم که شاید یه روزی به دردمون بخوره، یا روی برچسب های یادداشتی ، مانیتور و در اتاق و …..همیشه کارهایی رو مینویسیم و آویزون میکنیم که همیشه یادمون باشه …
یا مثلا کیف پولمون!!! کیف پول ما چقدر واقعاً کارهای پردازش نشده، رسیدهای عابر بانک که خیلی اوقات اضافه هستند داخلش وجود داره؟ این تمام اون کارهاییه که میتونه وجود داشته باشه پس اینها رو میگیم کارهای پردازش نشده.
اما این کارهای پردازش نشده کجا برای ما ذخیره میشه؟
بدترین جایی که میتونه وجود داشته باشه، در ذهن ما ، روی دسک تاپ صفحه ی نمایش مان، وایت برد اتاقمان و خیلی جاهای دیگه…..
یا یه چیزی که خیلی هامون باهاش درگیریم از جمله خود من، مدرک های دانشگاهی مان…..مدرک های دانشگاه جزء یکی از چیزایی هستن که همیشه حجم زیادی از ذهنمان روادرگیر میکنن اما خیلی شاید دنبالش نریم که بخواهیم این هارو دریافتشون کنیم.
پس اولین گام نظم در برنامه ریزی اینه که ما بیایم ترمینال هایمان را شناسایی کنیم
احتمالاً تا اینجای کار باید تعداد ترمینال هایتان را نوشته باشید و اگر خوب و دقیق بهشون نگاه کرده باشید حتماً حداقل یه لیست سی چهل تایی از ترمینالهای مختلف را دارید که اصلیترین شان احتمالاً ذهنتونه. اما حالا گام دوم چیه؟
گام دوم نظم در برنامه ریزی
کاهش تعداد ترمینال ها :
ما چرا باید ترمینال ها را کم کنیم؟
چون که میخواهیم فضای ذهنمان را آزاد کنیم، هر چی تعداد این ترمینال ها کمتر باشه آزادی ذهن ما و نظم پذیری ذهن ما بیشتره. خب ببینیم به چه شیوه ای باید کم کنیم اینها را و در نهایت چند تا ترمینال باید داشته باشیم؟ ما مجبوریم در نهایت تعداد ترمینال ها را به زیر ده تا برسونیم و عدد شش عدد توصیه شده ای برای تعداد ترمینال هاست.
آقا اگر من 15 تا ترمینال داشته باشم مشکلی پیش میاد؟ نه واقعاً مشکلی پیش نمیاد شما در نظر بگیرید زمانی که قبلش 30 چهل تا ترمینال را داشتید و این تغییر رو داشته باشید که به 15 تا رسیده باشید یعنی عملاً نصف حجم مغزتون رو آزاد کردید و این خیلی اهمیت داره. خب چی میتونه باشه این شش تا ترمینال؟
ترمینال اول ایمیل:
ایمیل جزو یکی از ترمینال های ما باید باشه البته اگر پنج شش تا ایمیل دارید حالا ایمیل ها و جیمیل های مختلف باید اون رو به یک ترمینال تبدیل کنید.
ترمینال دوم دفترچه یادداشت :
دو یک دفترچه یادداشت، یک دفترچه یادداشت سیمی که بتونید برگه ای اون رو جدا کنید و همیشه همراه تان باشه توی کیفتون یا توی جیبتون این میشه یکی از ترمینال هاتون
ترمینال سوم ترمینال فیزیکی :
ولی ما یه ترمینال اصلی داریم به اسم ترمینال فیزیکی یا سبد یعنی چی؟ یعنی این که ما یک فضایی از محیط خونه رو به عنوان ترمینال اصلی و ترمینال فیزیکی در نظر میگیریم. خود من یک کشو رو در خونه یک برچسب زدم و روش نوشتم ترمینال حالا چه کار میکنه این ترمینال؟ زمانی که شما یک سری کارها و یک سری چیزهای پردازش نشده دارید شما میتونید به این کشو اضافهاش کنید تا کی؟
تا زمانی که زمان پردازش ترمینالها برسه که گام چهارممون هست. پس من یک فضایی رو مشخص میکنم که اون فضا هم نباید خیلی کوچک باشه که اگر یک وسیلهای خرید کردید تا موقع پردازشش ما بتونیم توی اون نگهش داریم.
ترمینال چهارم : ترمینال سیار
اما یک ترمینال فیزیکی سیار میخواهیم مثل جیبمان یا کیفمان ، مواظب باشید اگر یک کیف دارید که چهار تا زیپ دارد ودر هر چهار تا زیپ شما وسیله میذارید وقتی از بیرون میایید خونه رسیدهای عابر بانک یا فاکتورهای خرید یا خریدهایی که انجام میدید .
این خودش چهار تا ترمینال محسوب میشه مثلا من خودم یکی از زیپ های کیفم رو به عنوان ترمینال سیارم در نظر گرفتم و وقتی که از بیرون میام یا یه وسیله ای داخلش دارم اونو برمیدارم و به ترمینال اصلی، ترمینال فیزیکی اصلیمم منتقل میکنم تا این که بخوام اون رو پردازش کنم.
ترمینال پنجم به انتخاب خودتون :
یکی از پیامرسان هایی که باهاش راحتید رو میتونید به عنوان ترمینال پنجم تون نگه دارید
ترمینال ششم
ترمینالی هستش که خودتون انتخاب میکنید من میخوام این نوع ترمینال رو داشته باشم حالا یک نفر فروشنده است میگه که من میخوام دو تا پیامرسان داشته باشم یا این که نمیخوام ایمیل هام با هم باشه و دو تا ایمیل میخوام در نظر بگیرم به انتخاب خودتونه یا این که دو تا سبد فیزیکی در نظر میگیره. یه سؤال پیش میاد اگر یک وسیلهای خراب شد و اون وسیله بزرگ بود ما چه جوری اون رو باید وارد ترمینال کنیم؟
کار زیاد سختی نیست اون رو روی یک تکه کاغذ مینویسیم و اون کاغذ رو به ترمینال اصلی تا موقع پردازشش جابجا میکنیم. اما پردازش کردن این ترمینال ها گام چهارم نظم در برنامه ریزی
بخوانید :
گام چهارم نظم در برنامه ریزی